首席研究员、主席/主任和院长的责任
首席研究员（PI）和/或部门经理、项目协调员是负责项目的技术、行政和财务管理的个人，包括任何适用的分包合同。作为一个实际问题，依靠工作人员协助履行这一职责往往是必要和适当的。PI和/或员工必须：
- 在提案阶段，了解与研究、培训和公共服务项目相关的适当机构和奥古斯塔大学的指导方针和限制，并愿意遵守这些指导方针和限制。
- 及时和专业地开展由拨款或合同支持的工作。
- 遵守授权或合同文件中规定的每项奖励的具体条款和条件，以及各种赞助机构和奥古斯塔大学政策声明中规定的所有行政要求，涉及诸如费用收费、出版、专利、设备筛选、专有数据、顾问、人类受试者、动物受试者、计算设备、重组DNA、成本分担/匹配或管制物质等问题；
- 确保在收到完全执行的合同或授予的赠款之前的支出只有在获得具体授权批准后才会发生，支出不超过授予的资金总额，并遵守具体预算类别的支出限额。
- 通过使用部门簿记和成本控制系统以及月度对账来保持预算控制。
- 通过审核和批准员工所花费的工作量证明（工作量报告政策、校外奖励的工资费用政策）、员工工时表（例如PAR表）、供应商货物和服务发票的付款、支票请求（非工资）、差旅费报销、向校园服务单位申请和接受费用，证明向每项赠款或合同收取的所有成本都特别有利于所收取的项目。和项目类似的费用。如果有必要在分配认证成本时进行事后调整[与成本转移政策挂钩]，PI或其他有知识的人必须提供被转移成本的充分理由和文件。
- 遵守每项拨款及合约的报告规定，包括定期进度报告、项目成果年度报告、发明报告、出版刊物报告、购置主要设备项目报告、成本分摊/配对报告，以及财务报告。虽然奖励后办公室负责准备和提交支出报告，但PI必须确保所有财务交易，包括成本分摊和匹配，都得到适当的记录和/或及时的记录，以便能够及时提交支出报告。
- 每月和在授予或合同到期时审查明细总账，并根据需要进行调整，以确保总账清除任何不适用于授予的费用。这种调整可能包括转让未偿留置权，转让该特定赠款或合同不允许的费用项目，以及将透支转移到其他允许的资金来源。
- 确保任何分包商遵守每项授予的条款和条件，如授予和合同文件中所述，并遵守各赞助机构声明中规定的所有行政要求。
系主任或中心/研究所主任
部门主席或中心/研究所主任负责审查部门教师提交的提案，特别是确定：
- 被指定为首席研究员/项目主任或联合首席研究员的个人资格。
- 教员所作时间承诺的适当性。
- 是否有场地供拟议项目使用。
- 提案中规定的费用分摊和/或相应的资金承诺是合理的，可以满足并获得批准[链接到费用分摊政策]。
- 在适当情况下，已遵循设备筛选[与设备采购有关]程序。
- 建议的项目与学校或学院的教育和专业目标一致。
一旦奖项被接受，系主任或其代表将继续负责该项目的实施，包括：
- 审查和批准与人员、设备购买、资金重新编制预算或保留顾问有关的财务交易，以符合项目目的和授标条款和条件；和
- 在部门层面确定适当的不受限制的资金来源，以弥补私人投资机构无法用其管辖范围内的资金支付的透支和/或亏损。
院长
院长对其管辖单位管理的所有资金负责，并对其学校或学院内所有方案要素的协调负责。这包括:
- 审查所有的建议，以确保拟议的项目符合学校或学院的教育和专业目标。
- 批准设施和管理成本（以前的间接成本）低于完全回收的要求。
- 批准提案[费用分摊政策和费用分摊表]中所载的费用分摊和/或配对基金承诺。
- 确定适当的不受限制的资金来源，以支付学校或学院的系主任无法用其管辖范围内的资金支付的透支和/或津贴[成本转移政策]。
赞助项目管理处的职责
赞助项目管理处
预奖办公室负责：
- 在奥古斯塔大学各院系提交给外部机构之前，审查和批准所有研究、培训和公共服务项目的提案。
- 与奥古斯塔大学的政策相一致，并包含奥古斯塔大学可接受的条款和条件，谈判并建议执行合同和接受奖学金。
- 在接受和/或执行赠款或合同之前，确定资助机构已作出具有约束力的承诺，并在赠款或合同下授权支出。
- 将补助金或合同规定的要求和义务告知适当的校园人员，包括对奖励条款和条件的解释。
- 在适当的副总裁的建议下，批准并正式发送需要资助机构预先批准的预算、工作和/或绩效修订请求。
- 就奥古斯塔大学与外部资助机构之间可能出现的项目和财务差异和分歧进行谈判并提出解决方案。
与颁奖前的工作人员见面
赞助项目管理处
奖励处负责：
- 维护赠款和合同资助项目的支出记录（如总账）。
- 审查工资和非工资支出的转移是否符合机构和奥古斯塔大学的政策和程序；
- 管理应收账款流程，包括发票，信用证和托收。
- 准备并向资助机构提交支出报告，协助完成合同和赠款的结清。
- 通过转移透支和不允许的支出来结清赠款和合同账户。
- 协调对审计报告和/或不允许在赠款和合同授予下支出的建议的反应。
- 协助在管理拨款及合约资金方面遇到困难的部门。
与获奖后的工作人员见面
研究行政助理副总裁
负责研究行政的助理副校长负责监督与校外资助的研究项目有关的政策问题。包括以下责任：
- 批准PI资格例外。
- 协调遵守联邦和其他研究法规，如人类受试者、动物福利和生物危害。
- 解决有关科学规范或学术政策的争议。
